早上最重要的三件事:建立高效時間管理術

嗨,你有覺得一天24小時不夠用嗎?

無論是個人日常生活,還是公司、學校的效率追求,從家庭主婦、自由職業者到公司主管都需要時間管理。本書教你用30天養成三個習慣,來改變你的時間管理!

本書從三個習慣養成時間管理方法:

第一個習慣:
講授如何吃掉一隻青蛙,藉由FAST原則,架構每日行動計劃系統

第二個習慣:
說明清空收件夾的方法,與「捅人利器」原則,用一張時間管理帝王表單讓你思考自己時間管理的樞紐,管理好雜事,最後放入STAR資料庫。

第三個習慣:
從每日檢視到每周檢視,讓自己的人生得以重開機,並詳述企業中架構STAR資料庫的方式,組合成完整時間管理系統。

這是一本結合觀念、實務、工具的一本書,可以按造書目一天閱讀一章,並執行後面的練習章節,有句話說,學習做愈多越能夠學得好,時間管理是大學生來說最重要的一門課,如何在如此多空堂的時間裡,安排好事項,在一周開始前弄清楚方向,在未來一年裡給自己一個展望!

第一個習慣:先吃了那青蛙

大的改變,往往從小的行動開始,FAST吃青蛙的習慣,要改變的是每一天的個人效能;第一個開始學習及實踐的習慣F(青蛙)、A(行動)、S(切小)、T(時間)四個原則。

 

  • 吃下醜青蛙,「要事為先準則」

選出每天的三隻青蛙,依事情的「重要性」做選擇,而非「緊急性」,然後一口一口吃掉他。

 

時間管理最重要的就是分配好自己的工作,「列出青蛙」(列清單)這件事情,可以幫助頭腦釐清整天的思緒,並選擇青蛙(困難、重要性高)的工作先下手能幫助自己維持好高產能的習慣,而在我實做幾天後,確實處理掉青蛙,到了下午或晚上的作業會比較輕鬆。

 

生活就像麥可喬丹打籃球,看起來是非常快速的上籃,但他的『快』卻是用無數個『慢』組合而成。

  • 看似複雜的工作,事實上可以分解成許多小的行動。

雜事加工成行動的方法:

  1. 產生預期結果
  2. 下一步行動

常常問自己,下一步行動是甚麼?光列出清單是不夠的,如何把清單加強催化自己行動才是重點,假如今天要寫一篇文章可以從「撰寫文章並上傳」,增加一個動詞能提升能力。

養成每天列出1-3件青蛙,5-7隻蝌蚪;重點是「列出夠少的事情」。

第二個習慣 清空收件夾

時間帝王管理中樞-捅人利器

1.馬上丟棄(封存訊息
2.立刻行動(進行任務
3.授權他人(轉移任務
4.放入系統(列入清單 (STAR

  • 區分你的收件夾,整理收件夾,化為行動步驟 (收集、加工、組織)

本章節,從筆記本到線上工具作為工作中樞,讓時間管理、做事更有效率

在第二章清空收件夾,類似於整理清單,我自己會在早上打開工具(FB、Gmail、google日曆、LINE、筆記本)加以整理,並區分桶人利器,便能馬上提高效率;這章最重要的就是在整理各工具到一個平台的過程中,若使用筆記本紙本會降低整理速度,在外面若要即使回覆也不方便;也讓習慣於攜帶筆記記事的我開始學習使用APP等工具,目前效果都還不錯。

 

LINE很方便,但太過於即時也會影響當下工作運作

要說到即時訊息一定少不了LINE,然而在我進入工作狀態(Flow)時,最快被叫出來會被影響的會是LINE的通知聲音或訊息,所以盡量讓這些工具在你要專一辦公時,避免干擾。搭配番茄鐘工作法,也能讓自己在25分鐘或52分鐘內有高效產能!

第三個習慣 每日重新開機

  • 早晨Reboot時間 :清空收件夾,將雜事加工成行動;寫日記,沉澱思緒後寫出青蛙、蝌蚪
  • 每週Reboot時間 :花一小時,檢視上週做的事情,規劃下周的事情;沒時間的話拿出紙,把所有煩惱的事寫下,再拿另一張紙寫下週的事項)

 

STAR原則

  • S行事曆 :在一週開始前,把下周的行事曆規劃好。
  • T任務清單:以個人角度,任務清單管理個人一年內的大小任務,以及較高的高度(年目標、五年計畫、價值觀、人生目標等。)最好做到下周。
  • A行動清單:1.明確可以行動的行動敘述 2.有明確的行動日期 3.標示屬於哪個任務。
  • R:參考資料庫:靜態文件,能幫助任務需要十,放到相對應收件夾,順利推進任務。

反省、反思是人類最重要的能力,猶太人週五開始便有安息日到周六晚上,這段時間與家人共度美好的夜晚,也會反省自己,透過寫反思日記,或在每天晚上檢討一下今天的作息,能夠讓我更清楚哪些地方能方便改進。

 

做好以下三步:
一、把雜事加工成行動:每周檢視就是要快,明月下周前進方向,不是鉅細靡遺的檢視。
二、更新STAR清單
三、用更高的高度綜覽全局:建立習慣清空收件夾;半年後專注在任務清單更新;最後開始往目標及願景邁進。

結語

卓越不是行動,而是建立一種習慣-亞里斯多德

這句話我把它抄錄在每日清單上,用來提醒自己養成時間管理的好習慣,行動很重要,但要培養自己養成一個好習慣需要不斷累積,這就是一門功夫!期許大家一起把時間管理做好、做滿!

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