高產出的技巧：談時間精力管理方法

人一生中金錢買不到的就是時間和健康，時間管理的課程及書籍有很多，自己也看過許多書籍及課程，從大學到工作至今，歸納出幾個自己蠻有用的方法，與其說是時間管理，更應該說是你的「精力管理」，一天當中最有生產力的時候，要做哪些事？怎麼做？本篇分從心法、技巧、工具來跟大家分享。

精力管理心法

清空腦袋，奪回自主權

「腦袋是用來思考的，而不是記憶。」

套這句父親常說的話，因為通訊的方便，當臨時有待辦事項或會議來臨時，我會馬上拿起手機記錄，隨後就回到原本的重要任務上。

隨著工作及身份角色的新增，你會漸漸發現許多事情接踵而來，因此善用科技幫忙或者寫在記事本，就不用腦袋卡著事情，專注在思考，再回頭一個個消滅待辦事項即可。

當你不掌控自己時間，你就會被他人控制你的時間，所以當遇到一些比較不重要的會議時，你可以先說「我看一下行事曆」，在依行事曆狀況回覆時間，讓你的時間及精力做更有效的運用。

自我了解，死線規劃

了解自己做事的方法，比如在月初接到任務時，我會判斷處理此任務需要幾天的時間，如果對這個任務掌握度夠，那我會壓自己心理可接受的deadline，交件的最後一週的來執行，對我來說是不會再拖延的，一定會完成這件事。

如果是很簡單的事情或有其他利害關係人的協力事項，我會再確認後轉發給相關人士，將事情的確定性搞定。

寫下目標及預計完成日期，提高達成率

屢試不爽的實驗，當我把將周目標設定後，再劃分到當日任務，跟只用口頭得知或腦袋記憶的達成率，在回顧當週目標的覆盤結果差很多，我只要有寫下事項，達成率就有七成，再壓上預計完成的日期就會高達九成，但如果只是「想」通常就達不到。

目標時間規劃

上述的心法再來就是實際作法，關於目標計畫的方式，如同公司的年度目標是由五年的策略地圖展開，個人的目標也是，你可以簡單思考一個五年或者三年的願景，因為世界變化很快，以我來說是三年後我大約希望是怎樣的「工作狀態」有什麼樣的技能，以終為始的回推生活面的計畫。

以終為始展開時間軸

時間軸分為：年願景、季目標、月目標、周計畫、日待辦事項

一年的計畫裡面，通常不會只有一個目標，所以會將列好的年目標，展開為四季的時間軸，每一季要達成哪些事情，展開後其實會知道哪些比重比較多哪些比較少，以我來說通常我的第一、二季都會比較滿，是因爲就近我的掌控度會比較高，設定的就相對多，但我也不會刻意去在塞滿後面的計畫，因為你要有「預留」，等到接近第三季時，自然就會有新任務來臨，這時又能再做一次計畫的調配。

工作生活與個人比例分配

在目標設定時可以簡單分為幾個大類，以我來說是：工作、生活與個人成長，分配的比例約是６：２：２，用來覆盤自我省思，漸漸你會知道一週當中，花費在哪些事情上最多，哪些則少，同時也更認識自己時間的運用。

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工具應用介紹

接下來分享自己在做畫跟日常任務時所用的軟體，而這三個軟體的共通性質就是可以跨平台、裝置使用，所以我在桌電、筆電、手機都能同步應用，很方便。

Notion

Notion其實很方便，不只記錄事情，也能夠做資料庫、知識庫使用，而在這邊我是用來紀錄個人的願景目標、年計畫以及個人的沿革，紀錄自己的成長軌跡。

TimeTree

TimeTree支援手機App及Web網路，介面很直覺方便，協助你將日常活動紀錄下來，可運用內建的標籤顏色管理你的行事曆，搭配前面說的時間比例原則，就能看出哪些時間比例多，以我來說比較常用的是重要事項、工作、自我提升等等…

提醒事項

使用Apple內建的提醒事項，紀錄今明兩天的待辦，後來有Apple Watch後，發現錶面能設定看到提醒事項，所以每次看時間也能馬上督促今天要完成的事情有哪些。

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執行技巧

檢視及展望任務

運用行事曆跟週記事本，我會在週日檢視下週的待辦任務，在前一天用「提醒事項」同步確認任務，透過事前的檢視任務，可以加速隔天要做事的準備感，會比當天再確認工作更進入狀態。

每日三件要事

人的精力有限，每天重要的大任務不要安排大於三項，多不一定好，不如有品質。

從最簡單的開始

不要從最複雜的任務開始，為了讓自己進入高效的狀態，通常會從最簡單快速上手的待辦事項先消滅，比如轉達交辦事項、告知協力廠商訊息，完成後就能馬上消除的事件，可讓腦袋或心理空間清理。

以上就是我的高產出技巧，除了認真工作高效產出，適時的放鬆休息，讓自己充飽電，也很重要，希望這篇文章有幫助到你，若你有任何問題，歡迎寫信或留言跟我交流！