基層主管培訓課後心得：從培訓教材扎根團隊底蘊
現代企業經營，缺工及人才培育的困難，就更需要重視培訓方分及制度的建立，尤其是中小企業人力有限下，建立一套有效的訓練課程是至關重要的，主要在於兩個原因：降低離職率以及加速創造產值的時間。這次透過聯聖唐美娟老師的課程，學習了培訓的脈絡及方法，拆解新進人員培基礎訓的六大訓練面向和四個訓練內容。
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新進人員的培訓六大面向
以往在共同的新進人員課程中，注重分享公司願景文化、組織介紹、服務項目、代工產品等等，額外建議了幾項要深入探討的內容，然而只有這些事不足的。
基層主管訓練的目標是確保新進人員在各項細節上具有優秀的執行力，要落實新進人員培訓的六大面相：
1.文書操作
說明該職位需要操作哪些文書系統，公司有什麼樣的文書表單習慣及撰寫方式。 內容可能涵蓋：
- 各種常用文書系統的介紹和功能說明：SOP範本、QC表範本、設計圖範本等等…
- 如何建立、編輯和格式化文書，包括使用字體、樣式、標題、段落編號等。
- 公司各部門如何儲存和命名文檔，以便易於搜索和取用。
- 公司如何共享和協作文檔，包括版本控制和共享權限設定。
此外，還應該強調公司內部的文書表單習慣和撰寫方式，例如：
- 公司標準的報告和文件格式。
- 文書內容的準確性和清晰度要求。
- 公司保密政策和敏感信息的處理要求。
2.表單填寫
這方面培訓內容應該重點介紹公司所使用的各種表單，以及填寫表單的方法和準則。培訓內容可以包括：
- 常見表單的用途和重要性：如費用報銷單、出差申請表、採購單、請假單等。
- 表單填寫的標準格式和規範。
- 如何填寫必填欄位和選填欄位。
- 數字、日期、簽名等特殊格式的填寫要求。
- 如何驗證填寫內容的準確性和完整性。
3.歸檔習慣
讓同仁了解公司的歸檔邏輯，以確保文檔和資料的有效管理和保存。培訓內容包括：
- 公司NAS及EIP各部門的歸檔政策和要求。
- 歸檔系統的結構和分類方法。
- 歸檔文件的標籤和標示要求。
- 如何使用電子歸檔系統或紙質歸檔系統進行文件存檔。
- 歸檔文件的保密和存取權限設定。
4.環境維護
這方面的培訓內容在說明公司企業文化傳遞，保持良好的工作環境和工作區域，以提高工作效率和舒適度。培訓內容可以包括：
- 辦公室和工作區域的清潔和整潔標準。
- 如何妥善使用生財設備和工具，如機械設備、品檢儀器、檢驗治具、堆高機、影印機、電腦等。
- 垃圾和回收物的處理方法和分類要求。
- 辦公室設備和設施的維護方法，如空調、照明等。
5.接待禮儀
提升同仁的在面對客戶或第三方團體參訪時的接待禮儀及專業形象，以提供優質接待體驗。培訓內容可以包括：
- 客戶接待的基本原則和技巧。
- 面對面和電話接待的禮儀和溝通技巧。
- 如何處理客戶問題和投訴。
- 保護客戶隱私和保密信息的要求。
- 提供協助和引導客戶的方法。
6.服裝儀態
提醒同仁穿著制服不管在公司內外都代表著公司專業形象，以符合公司的形象要求和行業標準。培訓內容可以包括：
- 公司的服裝規範和要求。
- 個人衛生和整潔的要求。
- 無塵室作業佩戴配件和化妝的標準。
以上六個面向的教育訓練可以通過專題講座、培訓手冊等形式進行，是各行各業中不可忽視的重要環節，因此需要獨立出來做職前教育訓練。
主管訓練的四大要素
在主管訓練中，我們可以將訓練內容分為四個要素：認知、觀念、態度和技能。
1.認知：在訓練的初期，我們要確保新進人員了解信息的感知和處理能力，也就是知道要這樣做。
2.觀念：執行工作外，我們還需要讓同仁了解為什麼需要做這些工作。這涉及到行為的影響和行為的標準，以確保工作的高效率和一致性。
3.態度：是選才用才的關鍵，培養正確的態度可以促使團隊更好地執行工作。這包括具備積極主動、負責任和團隊合作的態度。
4.技能：最後還需要掌握該職能相對應的技能和工具。這只需要透過專業培訓和時間實踐來達到。
用認知帶動觀念及態度，塑造好的工作行為。
以倉儲人員來舉例：
認知：每間公司行業的產品及入庫出貨方式不同，因此了解公司的概念、編碼原則和分類方法，以生產作業來說「先做的東西要先出貨」為統一準則，這樣可以幫助他們更好地理解工作的重要性和意義。
觀念：說明為什麼要先進先出，以食品業來說，倘若產品不段堆積，都先拿架上最外面的產品，但裡面先進的可能就容易導致過期而損壞。
態度：倉儲人員應有準確性和細心的態度。他們需要對每一項入庫和出貨作業保持高度的專注和細心，避免錯誤和混亂。
技能：包含庫存系統操作及表單填寫能力、操作倉儲設備和工作能力。能夠有效地管理庫存，包括準確記錄和追蹤庫存數量、處理訂單和準備出貨等。
新人訓練的時間軸
- 0-1個月：新人訓練，告知認知及觀念。
- 1-3個月：觀察態度，按造SOP做，但如果教的跟做得不一樣，請新人一定要提出來，並做SOP的校準。
- 3-6個月：觀察新人是否會主動提出問題（主管關心他適應度如何，看表現是否往下掉）。
- 6-12個月：有犯錯可能性，但要有勇於修正的能力，培養解決問題能力、舉一反三。
因此整個人員訓練在企業中有三階段，包含初期（執行力、應變力）、中期（創意力）、後期（爆發力）。
- 執行力、應變力（1-2年）：熟悉及了解產業，做出一些工作上的合乎標準的事。
- 創意力（2年）：逐漸上手，能夠提出一些改善案，甚至善用工具作出優化。
- 爆發力（3＋年）：從深到廣，培養成為領導者，給予部分授權訓練決策，並使他們能夠在組織中發揮更大的影響力。
另外也提醒幾個人才容易流失的時間點分別是：1個月、6個月及第3年，第一個月可能適應不了會離開，第六個月可能逐漸上手但有可能表現下降就滑走，正常應該持續往上，第三年可能大部分摸熟，沒找到下一個突破成就感來源。
總結
建立一套有效的主管訓練課程是提升團隊細節執行力和成長潛力的關鍵。透過認知、觀念、態度和技能的培養，能夠更好地理解工作的重要性、提高執行工作的能力、培養正確的工作態度以及掌握相應的技能和工具。主管應該根據員工的表現和潛力制定合適的職涯發展計劃，給予適當的薪資調整以獎勵他們的努力和成果。也鼓勵彼此一同建立一個良好的企業訓練體系，為組織的持續發展提供有力支持，並激發出工作動力和成長潛力，邀請你也開始思考企業對於新人訓練是否有可以改善或優化的地方！
