高效生活：每日必用的生產力工具分享
「善用工具，替代大腦記憶，提升人生效率。」
因為在中小企業接班的過程，要處理的東西很零碎，從行銷、人資、生產、業務、研發、總務、資訊，基本上可能每天都會碰到，人腦記憶有限，當突發狀況一來，在中小企業中數位工具基本上是不可或缺的。
到現在大約出社會第六年，也大概有了一套自己的生產力工具運用邏輯，這次終於彙整好。
目前主要運用4個軟體（備忘錄、提醒事項、Timetree、Notion）跟一本紙本的週行事曆，想要跟大家分享，我在使用這些工具的優勢、使用情境及好處，這些工具都免費且非常好上手。
▎Apple備忘錄｜寫文及課程筆記
因為自己是蘋果全系列使用者，主要特點還是系統不卡頓，同時可以快速同步使用，我在手機、平板或電腦都不用擔心偶爾需要「登入帳號」或者無法同步。
➤ 使用方法情境
主要在會議、課程以及工作上的文字紀錄。
我會用檔案夾做主要分類，平常工作上會議紀錄或者有靈感時都會先用「快速備忘錄」的功能，使用也很單純，就是只用打字的功能，不特別用粗體或者分段，等彙整完後，再移動到所屬分類。
在學習課程時，則可以拍照畫面，直接拖曳放入備忘錄中，在文字與照片之間，直接做對應的說明，讓筆記或心得一目瞭然。
工作上需要用到掃描文件時，我也開始懶得使用印表機掃描，直接使用備忘錄內建的「拍照掃描功能」，拍完就是PDF檔，可以分享到Line。
▎Apple提醒事項｜靈感及備忘收集盒
放置每天及隔天的備忘待辦清單以及快速記憶的事項，會留存大約一週的任務內容；Apple的提醒事項會連動到我的Apple Watch畫面，藉由每次看時間，就能再次確認要做的事情。
➤ 使用方法情境
我會固定設定一個當天下午4:00的提醒，主要都在寫當天要做的事情，集中在同一個提醒事項，完成後刪除，若沒完成隔天繼續的，就會在下午四點調整提醒的時間為明天。
那一條提醒事項會像這樣：
Ａ客戶跟催、廠內流程討論、會計系統跟進、警報系統跟進、業務報價、備課、採買設備
若有當日臨時接到的任務，就會補充上去，而早上能馬上處理掉的，比如跟催丟訊息郵件出去後，就會刪除。
透過這樣的方式，我不用一直記憶臨時的事情或者當天的事情，只要打上去，我就能減少大腦去刻意記憶這些小事。
▎TimeTree行事曆｜季月行程預排
如果提醒事項是短期的備忘，那TimeTree的行事曆就是長期的，有手機App，也有Web版能夠同步，同時也能跟家人或同事共用不同的行事曆。
➤ 使用方法情境
1.顏色標籤管理：
使用行事曆上我會用8種標籤，包含：重要活動、工作事項、自我提升、服務回饋、放鬆約會、社群聚會、好友聚會、待辦事項。
依據填上去的行事曆主題選擇標籤，可以讓我快速知道當天的事項，同時也能在月曆上覆盤當月的行事曆狀況。
2.預設循環功能：
有些事情是每個月會重複去提醒的，比如要看月報表的日期或者家庭聚會，這時候可以用內建的每月或每週去設定行事曆。
3.行程快速更動：
若臨時遇到需要調整行持，也可以直接長按行程拖拉，選擇複製或者移動功能，不必重新輸入很方便。
缺點是不能同步google的一些線上課程或者會議時間的提醒。
使用行事曆可以有效地幫助我做時間管理，在客戶或供應商邀約時，都會先跟對方說「我確認一下行事曆」，可以獲得一些緩衝的空間，也能明確知道時間的安排，並且在找尋過往紀錄時，可以快速搜尋並了解當月行程。
▎Notion｜知識庫與Nocode的CRM系統
最後一項，相較於前面的工具是比較難上手的，好處一樣是高度同步，有APP跟Web，相比於Apple備忘錄全面性的筆記，Notion比較在連結以及快速對接資料庫。
➤ 使用方法情境
1.知識庫 ：
建立一則頁面做為主題，劃分章節以及目錄，點入主題後就根據課程的內容、圖片做筆記，把書本或課程第三方，變為自己可攜帶式隨手可查的資料庫。
2.客戶管理系統CRM ：
一樣用頁面的方式，做公司的CRM系統，記錄每個潛在客戶、現有客戶的資料。
潛在客戶方面做每個月的詢問數、產業類別、需求的紀錄；現有客戶做利害關係人的資料、會議記錄、每次接洽的內容以及配合的產品別等等…
好處是不用有系統維護費以及擴充等問題，隨時都能夠自己改版增加功能，同時在外面也隨時能夠紀錄，不用使用電腦。
▎紙本的週行事曆 ｜手寫的溫度以及成就感
從大學就有寫行事曆的習慣，加上太久沒寫字也會忘記手感，還是習慣實體寫字紀錄的感覺，以及完成後打勾事情的快感，對我而言還有一個神奇的法則，就是相比於使用App軟體寫的待辦，用手寫的待辦完成率總會比較高。
➤ 使用方法情境
紙本的行事曆規格：
在行事曆的內頁上，我也是有特別的要求，使用全白的筆記本太麻煩要手寫日期，而不用手寫的有些會是一週把它變成兩頁，最後右下角才有留白的Note，這些都不是我要的。
我的紙本行事曆一定是以週為單位，並集中在左頁為日期，右邊頁面全部空白寫Note，大小為A5的行事曆。
我會在週末看完下週的TimeTree行事曆，並寫在紙本行事曆的右邊空白頁，或者已經明確的事項寫在左側對應的日期；而左邊對應的日期會再切割三行：寫上代號M、A、Ｎ，代表早中晚，在從「提醒事項中」抄寫或者紀錄過去。
紙本行事曆中右側空白夠大，也能夠紀錄書寫靈感，跟工作遇到的突發狀況，我還會畫上週間每日循環任務：閱讀、運動、寫文章、學技術等…完成後就打勾，一週後若收集五個溝，就代表本週都有達成。
以上就是我目前跟日後還是會持續運作的工具分享，也歡迎跟我交流你的時間管理高效工具
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